Conditions d’utilisation et politique de confidentialité

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• Politiques et pratiques (Loi 25)

Conditions d’utilisation

Nous vous prions de lire attentivement les conditions d’utilisation décrites ci-dessous.

En accédant et en naviguant sur le site Web de Loginnove inc. (« Loginnove » ou « nous »), vous acceptez les modalités et conditions d’utilisation qui suivent (les « Conditions d’utilisation »). Si telle n’est pas votre intention, nous vous invitons à quitter le site.

Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps et sans préavis les présentes Conditions d’utilisation. La date de la dernière mise à jour des Conditions d’utilisation est inscrite au bas de cette page.

Propriété et modalités d’utilisation

Tout le contenu, les renseignements, les données, les photographies, les images, les vidéos, les logiciels, les marques de commerce, les logos, les dessins, les slogans publicitaires ou autres documents protégés par des droits d’auteur figurant sur le présent site Web (le « Contenu ») sont la propriété de Loginnove inc., de ses filiales ou de tiers concédants de licence. Ce Contenu est protégé par les lois canadiennes sur les droits d’auteur et les marques de commerce.

Le Contenu de ce site est offert uniquement à titre d’information et de promotion quant aux services offerts par Loginnove inc. au Canada. Vous n’êtes pas autorisé à modifier, reproduire, rééditer, transférer, envoyer, transmettre, publier, distribuer, ni à créer des œuvres dérivées du Contenu, sans le consentement écrit préalable de Loginnove inc. Par contre, vous pouvez télécharger, imprimer et reproduire le Contenu à des fins d’usage personnel ou tel qu’autrement prévu dans la loi, pourvu que vous conserviez tous les avis de droits d’auteur et tous les autres avis de propriété qu’il renferme. Toute utilisation non autorisée de ce Contenu enfreindra les droits de propriété intellectuelle de Loginnove inc.

Limitation de responsabilité

Loginnove inc. ne garantit d’aucune façon la qualité, l’exactitude ou l’intégralité de tout renseignement contenu sur le site Web. Ces renseignements sont diffusés de bonne foi, « tels quels » et sans aucune garantie ou condition. Le Contenu du site Web pourrait contenir notamment des inexactitudes techniques ou des erreurs typographiques. De plus, Loginnove inc. ne garantit pas que le Contenu de ce site soit ininterrompu ou sans défaut, et décline toute responsabilité en cas de dommages résultant de tous virus, vers ou programmes informatiques de nature invasive ou destructive. En aucun temps Loginnove inc. ne saurait être responsable de tout dommage direct, indirect, accessoire, consécutif ou autre découlant de l’utilisation du site Web ou ayant trait à son Contenu. Vous êtes l’unique responsable de l’utilisation et de l’interprétation des informations contenues sur le site Web.

Liens vers d’autres sites

Ce site Web pourrait contenir des liens vers d’autres sites dont des tiers sont les propriétaires. Nous vous prions de noter que Loginnove inc. n’exerce aucun contrôle sur le contenu de ces sites. Par conséquent, Loginnove inc. ne peut pas être tenue responsable des renseignements figurant sur de tels sites Web, et n’offre aucune garantie et ne fait aucune déclaration, quelles qu’elles soient, à cet égard.

Vente des produits de Loginnove inc.

Loginnove inc. se réserve le droit de cesser la production des produits offerts sur ce site ou de changer leurs spécifications sans préavis et sans encourir aucune responsabilité.

En accédant et en naviguant sur ce site Web, vous convenez d’indemniser et d’exonérer Loginnove inc., ses filiales, actionnaires, administrateurs, dirigeants, employés, mandataires et concédants de licence contre toutes les pertes, frais, dommages-intérêts, réclamations, pénalités ou autres frais (notamment les frais d’avocat raisonnables) qui pourraient résulter de l’utilisation que vous faites de ce site Web ou de toute allégation de violation des Conditions d’utilisation.

Les présentes Conditions d’utilisation ainsi que la Politique de confidentialité de Loginnove inc. sont régies et interprétées en vertu des lois en vigueur dans la province de Québec et des lois du Canada qui y sont applicables.

Utilisation du masculin

Le masculin utilisé dans ce site désigne à la fois les hommes et les femmes sans aucune discrimination, et dans le seul but d’alléger le texte.

Politique de confidentialité

Loginnove inc. accorde une grande importance au droit à la vie privée de tous. C’est pourquoi nous avons mis en place la présente politique de confidentialité, visant à assurer la protection de votre intégrité et de votre droit de protéger vos renseignements personnels.

La présente politique vise à régir la collecte et l’utilisation de renseignements sur notre site Web ou que vous nous communiquez sur une base volontaire dans le cadre de votre participation à un service quelconque offert par Loginnove inc., et ce, sous réserve de tout refus que vous pourriez dûment nous exprimer à cet égard.

Application de la présente politique

Nous nous réservons le droit de modifier notre politique en tout temps et sans préavis. Vous pouvez consulter en tout temps la politique applicable sur le présent site. La date de la dernière mise à jour de la présente politique de confidentialité est inscrite au bas de cette page.

Le fait d’accéder à notre site Web ou de nous communiquer certains renseignements personnels sur une base volontaire, en ayant accepté de vous soumettre à la présente politique de confidentialité, signifie que vous êtes d’accord avec la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements telles que définies dans cette politique de confidentialité en matière de renseignements personnels.

Collecte et traitement des renseignements

Aucun renseignement personnel à votre égard n’est recueilli lorsque vous accédez au site ou naviguez simplement sur le site Web de Loginnove inc. Il doit cependant être noté que, lors de tout accès au site Web de Loginnove inc., certaines informations sont recueillies automatiquement par notre réseau informatique. Ces informations ne permettent pas à Loginnove inc. de vous identifier personnellement, mais comprennent notamment des informations relatives à votre nom de domaine ainsi qu’à l’adresse IP par laquelle vous accédez à ce site Web. Ces informations pourront être utilisées par Loginnove inc. à des fins statistiques, notamment pour lui permettre d’évaluer et d’analyser la fréquence d’accès à son site Web et l’achalandage y afférent.

Vos renseignements personnels ne sont recueillis que lorsque vous nous les fournissez volontairement, notamment dans le cadre de la participation à un service quelconque qui requiert que vous donniez de tels renseignements, et que vous n’avez pas exprimé de refus à cet égard. Dans tous les cas où vous fournissez volontairement à Loginnove inc. des renseignements personnels, celle-ci s’engage à les recueillir, utiliser ou communiquer conformément à la présente politique et à la législation applicable.

Fins pour lesquelles les renseignements personnels peuvent être utilisés

Dans le cadre de l’administration d’un sondage, d’un concours ou d’une promotion, Loginnove inc. pourrait utiliser, sous réserve de tout refus exprimé de votre part, les renseignements personnels tels qu’ils lui seront fournis sur une base volontaire, par l’envoi de messages ou par suite d’une participation relative à un sondage, un concours ou une promotion. Les renseignements recueillis à cette fin serviront essentiellement à communiquer avec vous si vous gagnez. Les concours ou promotions offerts par Loginnove inc. pourront être soumis à des règles particulières, qui seront plus amplement décrites dans le cadre du lancement de tout concours ou promotion.

Loginnove inc. s’engage à ne pas utiliser à d’autres fins les renseignements personnels recueillis conformément à la présente politique ou à la législation applicable, à moins d’obtenir votre consentement préalable à cette fin ou dans certaines circonstances exceptionnelles, lorsque Loginnove inc. croit de bonne foi que la loi le permet ou l’exige.

Communication à des tiers

Loginnove inc. s’engage à ne pas divulguer à des tiers les renseignements personnels recueillis conformément à la présente politique ou à la législation applicable, à moins d’obtenir votre consentement préalable à cette fin ou dans certaines circonstances exceptionnelles, lorsque Loginnove inc. croit de bonne foi que la loi le permet ou l’exige.

L’autorisation d’un parent ou tuteur est requise pour qu’un enfant ou un jeune âgé de moins de dix-huit (18) ans (un « Mineur ») puisse participer à une activité organisée par Loginnove inc., notamment tout sondage, concours ou promotion. Dans l’éventualité où une telle activité s’adresse particulièrement à un Mineur, l’autorisation du parent ou tuteur sera expressément requise.

Loginnove inc. ne recueillera ni n’utilisera quelque renseignement personnel sur les Mineurs sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur.

Utilisation de témoins (« cookies »)

L’utilisation d’un témoin n’est pas liée aux renseignements personnels identifiables durant votre navigation sur notre site Web. Vous pouvez en tout temps désactiver lesdits témoins en modifiant la configuration de votre navigateur, mais cette action pourrait vous priver de l’accès à certaines parties de notre site Web.

Liens vers d’autres sites et vie privée

Ce site Web peut contenir des liens permettant aux utilisateurs de visiter d’autres sites exploités par d’autres entreprises. Loginnove inc. n’assume aucune responsabilité en ce qui a trait aux pratiques de confidentialité des renseignements ni au contenu de tels sites.

Nous écrire

Pour toute question ou préoccupation relative à notre politique de confidentialité, veuillez nous écrire à info@loginnove.ca.

Toute question concernant le cadre normatif de vie privée peut être communiquée à l’adresse suivante : confidentialite@loginnove.ca.

Politiques et pratiques encadrant la protection des renseignements personnels

1. Renseignements de prospection (demandes de démonstration et rencontres découvertes)

Renseignements recueillis :

• Nom de l’entreprise
• Nom de la personne-ressource
• Fonction de la personne-ressource dans l’entreprise
• Courriel de la personne-ressource
• Numéro de téléphone de l’entreprise ou de la personne-ressource
• Système financier utilisé par l’entreprise

Conservation et destruction : les informations sont conservées dans l’outil externe Calendly ainsi que dans un calendrier interne. Elles sont aussi saisies dans notre système interne de gestion des relations clients. Les événements de calendrier, dans Calendly comme dans le calendrier interne, sont supprimés un (1) an après la rencontre avec le client ; les informations du système de gestion des relations clients sont détruites sept (7) ans après la rencontre. Si l’entreprise devient cliente de Loginnove à la suite de la rencontre, la procédure de la section « Renseignements clients » s’applique.

Rôles et responsabilités : ces renseignements sont collectés par le département des ventes, qui a la charge de faire les différentes inscriptions dans les systèmes informatisés internes de l’entreprise. Ils ne sont consultés que par le personnel des ventes, pour la prise de rendez-vous et la préparation des rencontres.

2. Renseignements clients

Renseignements recueillis :

• Numéro de téléphone de l’entreprise et adresse de l’entreprise
• Numéros de téléphone et adresses courriel des personnes-ressources
• Informations de cartes de crédit
• Accès aux infrastructures pour le support (VPN, SMTP, courriel entrant, dossiers de partage)
• Accès aux systèmes financiers ou de gestion
• Documents de proposition et documents d’analyse fonctionnelle
• Code source des applications sur mesure
• Données Viridem hébergées

Conservation et destruction : les informations clients sont conservées tant et aussi longtemps que le client est actif chez Loginnove, puis supprimées ou détruites sept (7) ans suivant la fin de l’activité du client. Trois cas particuliers :

• Informations de cartes de crédit — elles ne sont conservées que le temps nécessaire à la configuration des paiements dans le système tiers « Stripe », utilisé pour les paiements par carte de crédit. Elles ne sont plus accessibles une fois saisies dans Stripe.
• Documents de proposition, d’analyse fonctionnelle et code source — ils sont conservés en archive sur nos serveurs internes, pour référence lors du support ou d’améliorations ultérieures. Ils ne sont supprimés ou fournis que sur demande écrite du client.
• Données Viridem hébergées — les machines virtuelles sont désactivées et rendues inaccessibles dès la fermeture du compte par le client. Les données sont ensuite transmises et détruites sur demande écrite du client ; sans demande, elles sont détruites après trois (3) mois.

Rôles et responsabilités : les renseignements de facturation sont collectés par le département administratif, qui a la charge des inscriptions dans les systèmes internes ; ils ne sont consultés que par le personnel administratif et les ventes, à des fins de facturation et de communication, et sont détruits par ce même personnel après la période de conservation prévue. Les renseignements d’accès et les données contenues dans Viridem et les applications sur mesure sont collectés par l’équipe du soutien technique, qui les inscrit dans notre système sécurisé de conservation des accès ; ils ne sont consultés que par l’équipe des services professionnels, pour les configurations initiales et l’évolution du produit, et par l’équipe du soutien technique, pour répondre aux besoins des clients. Les documents de proposition et d’analyse fonctionnelle sont créés et mis à jour par les départements des ventes et du développement, et accessibles aux équipes des ventes, du développement et de l’assurance qualité. Le code source n’est conçu, mis à jour et accessible que par l’équipe de développement, qui est aussi responsable de le détruire ou de le transférer lorsque requis.

3. Renseignements des fournisseurs et partenaires

Renseignements recueillis : numéros de téléphone des personnes-ressources, adresses courriel des personnes-ressources et informations bancaires.

Conservation et destruction : ces informations sont conservées tant et aussi longtemps que le fournisseur ou le partenaire est actif chez Loginnove, puis supprimées ou détruites sept (7) ans suivant la fin de l’activité. Les informations bancaires, elles, sont retirées de nos systèmes dès la fin de l’entente.

Rôles et responsabilités : les renseignements de contact et bancaires sont collectés par le département administratif, qui les inscrit dans les systèmes internes sécurisés, sont consultés exclusivement par le personnel administratif et sont détruits par celui-ci après la période de conservation prévue. Les renseignements créés et mis à jour par le département du développement des affaires sont consultés par la direction, ce même département et le personnel administratif, et détruits par le personnel administratif après la période prévue.

4. Renseignements des employés

Renseignements recueillis : adresse courriel personnelle, numéro de téléphone personnel, numéro d’assurance sociale, informations bancaires pour le dépôt des salaires et résultat de la vérification des antécédents judiciaires.

Conservation et destruction : les informations des employés sont conservées tant et aussi longtemps que la personne est à l’emploi de Loginnove, puis supprimées ou détruites sept (7) ans suivant la fin de l’emploi.

Rôles et responsabilités : ces renseignements sont collectés par le département des ressources humaines, qui les inscrit dans les systèmes internes sécurisés, sont consultés exclusivement par le personnel des ressources humaines et la direction, et sont détruits par les ressources humaines après la période de conservation prévue.

5. Communication à des tiers et sécurité des accès

Les informations collectées ne sont pas vendues, données, échangées ni partagées avec un tiers, à l’exception des partenaires de Loginnove liés contractuellement avec l’entreprise, qui ont l’obligation de respecter l’entente de confidentialité ainsi que toutes les règles entourant la Loi 25. Ces partenaires sont des entreprises externes offrant exclusivement leurs services professionnels d’intégration de la solution Viridem.

Tous les renseignements d’accès sont conservés dans un outil accessible de l’interne seulement, ou par VPN. L’accès comporte une authentification à deux facteurs obligatoire pour tous les employés, et permet de contrôler, par utilisateur, l’accès aux différentes informations selon le rôle de chacun dans l’entreprise. Tous les outils internes contenant de l’information, sensible ou non, comportent une authentification à deux facteurs obligatoire lorsque celle-ci est disponible.

6. Processus de traitement des plaintes

Toute plainte doit être adressée à confidentialite@viridem.ca et contenir au minimum les informations suivantes :

• Le nom complet et les coordonnées complètes de la personne qui dépose la plainte
• Le nom complet et les coordonnées complètes de la personne ayant identifié l’incident, si elle est différente
• Les circonstances de l’incident
• Le ou les renseignements visés
• La date de l’incident, si elle est connue

À la réception d’une plainte, un accusé de réception est retourné à l’expéditeur. La plainte est ensuite traitée dans un délai maximal de 15 jours ouvrables, afin de permettre au comité d’investiguer, d’analyser, de documenter, de mettre en place des mesures correctives d’urgence si requis, et enfin de répondre au plaignant par courriel. Par mesure de sécurité et de confidentialité, il est important de ne jamais inclure les renseignements visés dans les communications par courriel.

7. Cessation de diffusion des renseignements

Pour demander l’arrêt de la diffusion de vos renseignements personnels et confidentiels, vous pouvez communiquer avec le responsable des informations confidentielles chez Loginnove, à confidentialite@viridem.ca.

La demande doit être faite directement par l’individu concerné. Si elle concerne une organisation, elle doit être faite par une personne qui détient l’autorité requise. La demande doit contenir :

• Le nom complet et les coordonnées du demandeur
• Le nom et les coordonnées de l’organisation, le cas échéant
• Les renseignements faisant l’objet de la demande
• La raison de la demande de terminaison
• La date de terminaison de diffusion souhaitée

Un accusé de réception est envoyé dans les minutes suivant la réception de la demande. Celle-ci est ensuite traitée dans les plus brefs délais par notre équipe interne, afin que la diffusion des renseignements cesse à la date indiquée. Si la terminaison doit prendre effet le plus tôt possible, tous les efforts seront mis en œuvre, dans la mesure du possible, pour retirer l’information rapidement. Une fois la demande complétée, le demandeur reçoit une confirmation par courriel. Les demandes de terminaison de diffusion de renseignements personnels sont conservées dans un registre interne.

Dernière mise à jour le 5 octobre 2022.